会議を円滑に進めるファシリテータとは？

会議を円滑に進めるファシリテータとは？

ファシリテータとは

– ファシリテータとは会議や研修、ワークショップといった集まりにおいて、参加者全員が活発に意見を出し合い、目的を達成できるように支援する役割を担うのがファシリテータです。ファシリテータは、特定の意見を持つのではなく、中立的な立場で議論の調整役を務めます。会議のテーマや目的に沿って、議論がスムーズに進むように気を配りながら、参加者全体が積極的に議論に参加できる雰囲気作りを行います。具体的には、会議の冒頭で目的やルールを明確化し、参加者同士の相互理解を深めます。議論が停滞した際には、質問を投げかけたり、異なる視点からの意見を引き出したりすることで、議論を活性化させます。また、参加者の意見をまとめたり、共通点や相違点を明確化したりすることで、合意形成を支援します。ファシリテータの存在は、参加者全員が発言しやすく、活発な議論を生み出す上で重要です。その結果、より質の高い結論を導き出し、会議の目的達成に大きく貢献することができます。

ファシリテータの役割：発言を促す

議論や会議を円滑に進める上で、ファシリテータの存在は欠かせません。ファシリテータの重要な役割の一つに、参加者全員が安心して発言できる雰囲気作りがあります。一部の人の意見ばかりが注目されるような状況ではなく、それぞれが自由に意見や考えを共有できる環境を作るのがファシリテータの腕の見せ所です。
そのためには、積極的に発言を促すことが重要になります。例えば、特定の参加者に意見を求めたり、「他に何か意見はありますか」と問いかけたりすることで、議論への参加を促します。
特に、発言に消極的な参加者への配慮も大切です。「○○さんは、この件についてどうお考えですか」といったように、個別に意見を尋ねることで、発言のハードルを下げることができます。また、「面白いですね」「その意見に共感します」といったように、発言に対して肯定的な反応を示すことも有効です。
ファシリテータは、参加者一人ひとりの意見を引き出し、活発な議論を生み出すための雰囲気作りに努めます。

ファシリテータの役割：議論の整理

活発な議論は、参加者それぞれが積極的に意見を交換し、新たなアイデアが生まれる貴重な機会です。しかし、熱中するあまり、本来の議題から外れてしまったり、同じ話題を繰り返してしまったりすることがあります。こうした事態を避けるために、ファシリテータは議論の流れを常に把握し、軌道修正を行う役割を担います。
具体的には、ファシリテータは、発言者が議題から逸れ始めた場合、発言を遮ることなく、「貴重なご意見ありがとうございます。今の意見を踏まえ、議題である○○について、さらに検討していきましょう」といった具合に、参加者の意見を尊重しつつ、議論を元の流れに戻します。
また、ファシリテータは、参加者の意見を要約したり、共通点や相違点を明確化したりすることで、議論の焦点を絞り込みます。例えば、「○○さん、△△さんの意見をまとめると、□□という点で一致していますね。一方で、◇◇という点については、まだ議論が必要です」といった具合に、議論の整理を行います。
このように、ファシリテータは、時間配分を考慮しながら、議論が円滑かつ効率的に進むよう、陰ながら支える役割を担うのです。

ファシリテータの重要性

会議やワークショップといった複数人が集まる場において、議論を円滑に進め、参加者全員が積極的に意見交換を行い、最大限の成果を生み出すために欠かせない存在、それがファシリテータです。
ファシリテータは、会議の進行役として、あらかじめ設定された目標達成に向けて、議論の流れを適切に管理します。時間配分を調整したり、議論が脱線しそうになったら軌道修正したり、参加者同士の意見の相違を調整するなど、状況に応じて柔軟に対応することで、会議がスムーズかつ効率的に進行するように導きます。
また、ファシリテータは、参加者全員が積極的に議論に参加できる雰囲気作りも担います。発言を促したり、意見を引き出したりすることで、発言力の差や遠慮によって一部の人の意見だけが dominant になることを防ぎ、多様な視点からの意見を引き出すことができます。
このように、ファシリテータは会議の成功に不可欠な存在であり、活発な議論を促進することで、新たなアイデアの創出や問題解決の糸口を見つけることに貢献し、最終的には、組織全体の活性化にも繋がっていくと言えるでしょう。

まとめ

会議において、参加者全員が活発に意見を出し合い、実りある議論を進めるためには、ファシリテーターの存在が欠かせません。ファシリテーターは、特定の意見や立場に偏ることなく、中立的な立場を保ちながら会議を進行する役割を担います。
会議が円滑に進むよう、ファシリテーターは様々な役割を果たします。例えば、議論が停滞している際には、参加者に新たな視点や考え方を提供する質問を投げかけ、発言を促します。また、複数の意見が飛び交う場合には、整理し、共通点や相違点を明確にすることで、議論が深まるように導きます。
ファシリテーターのサポートにより、参加者は自由に発言しやすくなり、活発な意見交換が期待できます。結果として、会議の質が向上し、より良い結論を導き出すことが可能となるでしょう。会議の目的を達成し、参加者全員にとって有益な時間とするためには、ファシリテーターの存在が不可欠と言えるでしょう。