システム監査におけるインタビュー法：対話から真実を掴む

システム監査におけるインタビュー法：対話から真実を掴む

インタビュー法とは

– インタビュー法とはシステム監査を実施する上で、欠かせない情報収集手法の一つに「インタビュー法」があります。これは、システム監査を実施する担当者が、監査の対象となる組織や担当者に対して、直接顔を合わせて質問を行い、その場で得られた回答を通じて必要な情報を集める方法を指します。システム監査では、組織内で運用されているシステムが適切に管理・運用されているか、また、関連する法令や規則、社内ルールが遵守されているかを検証します。その際、業務記録やシステムのログなどの客観的な資料も重要な情報源となりますが、担当者の認識や現場の実情といった、記録だけでは読み取れない情報を把握することも重要です。インタビュー法は、こうした情報を直接収集することで、より深いレベルで監査対象を理解することを可能にします。例えば、システムの運用状況に関する資料を確認するだけでは、担当者が日々の業務の中でどのような課題を感じているのか、内部統制が形骸化していないかといった点は見えてきません。しかし、インタビューを通して担当者から直接話を聞くことで、潜在的な問題点や改善点の発見に繋がる可能性があります。このように、インタビュー法はシステム監査において重要な役割を担っており、客観的な資料分析と組み合わせることで、より精度の高い監査を実現することができます。

インタビュー法の目的

– インタビュー法の目的

システム監査におけるインタビューは、単に情報を集めるために行うものではありません。情報収集はあくまでも手段の一つであり、インタビューを通じて達成すべき目的は複数存在します。

まず、監査対象のシステムに対する理解を深めることが挙げられます。システムの仕組みや運用状況、内部統制の整備状況など、文書や記録だけでは把握しきれない実態を、関係者からの聞き取りを通して明らかにしていきます。

また、インタビューを通じて、システムに潜むリスクや問題点を洗い出すことも重要な目的です。特に、潜在的なリスクや、関係者自身が気づいていない問題点を、質問を工夫するなどして引き出すことが求められます。

さらに、リスクや問題点の背景や原因を深く探ることが重要になります。単に表面的な事実を確認するだけでなく、なぜそのような状況になっているのか、根本的な原因は何かを、関係者との対話を通して分析していきます。

加えて、インタビューを通じて、関係者の意識や認識レベルを把握することも重要です。システムに対する責任感やリスク認識、内部統制の重要性に対する理解度などを把握することで、より的確で実情に即した監査意見を形成することができます。

そして、インタビューは単なる情報収集の場ではなく、監査対象との良好なコミュニケーションを図る貴重な機会でもあります。インタビューを通して信頼関係を築くことで、監査対象の協力を得やすくなり、円滑な監査業務の実施につながります。

このように、インタビューは多岐にわたる目的を達成するための重要な手段であり、システム監査においては非常に重要な役割を担っています。

インタビュー法の種類

– インタビュー法の種類インタビューは、聞き手があらかじめ用意した質問項目に基づいて、相手に質問し、回答を得る調査手法です。システム監査においても、関係者から情報を収集するためにインタビューは欠かせません。インタビュー法には、大きく分けて、構造化インタビューと非構造化インタビューの二つがあります。構造化インタビューは、事前に質問項目を具体的に設定し、その順番や内容に沿って質問していく方法です。あらかじめ質問内容が決まっているため、複数の人に対して統一的な方法で質問することができます。そのため、客観的な情報を効率的に収集するのに適しています。例えば、システムの利用状況や変更手続きの実態など、定量的な情報を得たい場合に有効です。一方、非構造化インタビューは、あらかじめ厳密な質問項目を設定せず、会話の流れの中で自然な形で質問を展開していく方法です。自由な会話を通して、相手の考えや意見、背景にある状況などを深く理解することができます。そのため、システム開発の課題や問題点の根本原因など、定性的な情報を得たい場合に適しています。システム監査では、目的に応じてこれら二つの方法を組み合わせる場合が多く見られます。例えば、まずは構造化インタビューである程度の事実関係を確認し、その後、非構造化インタビューでより詳細な情報や背景を探るといった方法が考えられます。状況に応じて、二つの方法を効果的に使い分けることが重要です。

インタビュー法のメリット

– インタビュー法のメリットインタビュー法は、他の情報収集方法と比べて多くの利点を持つ強力な調査手法です。大きく分けて、より深く正確な情報の収集、誤解の少ないコミュニケーション、言葉以外の情報の取得という三つの利点を挙げることができます。まず、インタビュー法では、実際に経験した人から直接話を聞くことができるため、より正確で詳細な情報を手に入れることができます。アンケート調査など、事前に用意された質問に答えてもらう形式では、どうしても回答者の主観や記憶に頼ることになり、正確性に欠ける場合があります。しかし、インタビュー法では、直接会話を交わす中で、より深く掘り下げた質問をしたり、具体的な事例を挙げてもらったりすることができるため、より客観的で信頼性の高い情報を収集することができます。さらに、インタビュー法では、質問の意図を相手に明確に伝えることができるため、誤解が生じにくく、スムーズなコミュニケーションを実現できます。アンケート調査の場合、質問文の解釈の仕方によって、回答結果にばらつきが生じてしまう可能性があります。一方、インタビュー法であれば、相手の反応を見ながら、質問内容を補足したり、言い換えたりすることで、お互いの認識を一致させた上で、情報を共有することができます。そして、インタビュー法では、相手の表情や声のトーン、身振り手振りといった、言葉以外の情報も読み取ることができます。これは、アンケート調査や文献調査など、文字情報のみを扱う方法では得られない大きなメリットです。例えば、システムの運用実態や問題点の背景など、数字や言葉だけでは捉えきれない、潜在的な課題やニーズを把握する際に、相手の感情や熱意を直接感じ取れるインタビュー法は非常に有効な手段となります。

インタビュー法の注意点

– インタビュー法の注意点インタビューは、相手から情報や考えを引き出すための有効な手段ですが、その効果を最大限に発揮するには、いくつかの注意点を押さえておく必要があります。まず何よりも大切なのは、事前の準備を怠らないことです。インタビューの目的を明確にし、相手に聞きたい内容を整理しておきましょう。質問事項を事前にリストアップしておくことも有効です。どのような質問をすれば、求める情報を引き出せるのか、入念に検討しておくことで、インタビュー中の混乱を防ぐことができます。次に、インタビュー中は相手の立場に立って接することが重要です。難しい専門用語を避けるなど、相手に分かりやすい言葉で話すことを心がけましょう。また、一方的に質問を続けるのではなく、相手のペースに合わせて話を聞くことも大切です。相づちを打ったり、適切な質問を挟んだりすることで、相手は安心して話すことができます。そして、信頼関係を築くことも忘れてはなりません。インタビューは、相手とのコミュニケーションを通して成り立つものです。笑顔を見せたり、相手の意見に共感を示したりするなど、相手に寄り添う姿勢を示すことで、より深い情報を得られる可能性が高まります。インタビューは、事前の準備、相手への配慮、そして信頼関係の構築によって、その成果が大きく左右されます。これらの点を踏まえ、スムーズなコミュニケーションを心がけることで、有益な情報を得ることができるでしょう。